Sopimus ja sopimuksen seuranta
Sopimus on olennainen osa onnistunutta hankintaa ja sopimusasiakirjojen ja ehtojen laatimiseen kannattaa panostaa.
Hankintasopimukset ovat pitkälti sopimusvapauden piirissä. Hankintalaki koskee kuitenkin tiettyjä sopimuksen aspekteja kuten sopimuksen muuttamista ja allekirjoittamista.
Kestävyysnäkökohtien huomioiminen sopimuksessa ja sopimuksen seurannassa
On tärkeää, että kestävyysvaatimusten toteutumisen seuranta suunnitellaan ja menettelyt kirjataan sopimukseen. Yrityksiä voi kannustaa jatkuvaan parantamiseen myös sopimusehdoilla.
Tilaaja voi esimerkiksi antaa toimittajalle mahdollisuuden kehittää toimintaansa niin, että jotkin kestävyyteen liittyvät sopimusehdot toteutuvat asteittain sopimuskauden aikana. Sopimukseen voidaan myös asettaa kannustinmalleja, joissa toimittajalle esimerkiksi maksetaan bonusta jotakin sovittua tasoa paremman lopputuloksen toimittamisesta. Sopimuksen aikaiset kannustimet on ilmoitettava jo tarjouspyynnössä.
On myös tärkeää määritellä sisäisesti, kenen vastuulla sopimuksen seuranta hankintaorganisaatiossa on. Sopimusvalvonnassa varmistetaan, että toimitetut tuotteet tai palvelut vastaavat tarjouspyynnössä vaadittuja kestävyysvaatimuksia. Lisäksi valvotaan, että toimittaja noudattaa sovittuja ympäristöasioiden hallintatoimenpiteitä tai täyttää asetut sosiaalisen vastuun vaatimukset.
Keinoja sopimusvalvonnan toteuttamiseen ovat esimerkiksi
- Säännöllinen raportointi toimittajalta tilaajalle sopimuksessa sovituista tiedoista
- Pistokokeet
- Kolmannen tahon tekemä tarkastus
Innovaatiomyönteisyyden huomioiminen sopimuksessa ja sopimuksen seurannassa
Hankintasopimus on innovaatioihin kannustava, kun siihen sisältyy tuotteen tai palvelun kehitystyötä ja/tai kehitystyöhön siihen kannustavia ehtoja. Tämä voi tarkoittaa erillistä tutkimus- ja kehityspalvelua tai palvelutuotannon yhteydessä tapahtuvaa kehittämistä sopimuskauden kuluessa esim.
- uuden tavaran tai palvelun (innovaation) kehitystyötä sisältävä sopimus (T&K-hankinta tms.)
- innovaatioihin kannustava palvelutuotannon sopimus (sopimuskannusteet tms.)
Lisäksi sopimukseen voidaan sisällyttää tulosperusteisia bonus-sanktiomalleja, jotka ohjaavat toimittajaa sopimuskaudella.
Syvennä osaamistasi hankinnan muista vaiheista
3.7.2019